Biên bản cuộc họp trở nên kỳ diệu với AI

Bạn đã nghĩ về cách AI có thể giúp bạn quản lý dự án chưa? Sử dụng công cụ AI để ghi biên bản cuộc họp là một cách đơn giản để bắt đầu và có thể giải phóng thời gian quý báu để bạn tập trung vào việc làm những việc khác tốt hơn nhiều.

Việc ghi biên bản cuộc họp cũng giống như việc trở thành tài xế được chỉ định — cuối cùng bạn sẽ có trải nghiệm hoàn toàn khác so với những người khác, nhưng sau đó, bạn là người duy nhất biết chuyện gì đã xảy ra.

Như tôi đã đề cập trong hội thảo trực tuyến của chúng tôi về AI Meeting  , biên bản cuộc họp là điều cần thiết nhưng lại khiến bạn mất tập trung vào cuộc trò chuyện thời gian thực. Nó cũng khiến bạn cảm thấy mình như một quản trị viên — một hình ảnh "người ghi chép" hoàn toàn khác xa với những người lãnh đạo dự án mà tất cả chúng ta đều mong muốn trở thành.

Vì vậy, với suy nghĩ đó, người ta sẽ nghĩ rằng rất nhiều nhà quản lý dự án sẽ lao ngay vào sử dụng các công cụ AI để cải thiện và hỗ trợ biên bản cuộc họp. Nhưng theo một cuộc thăm dò khảo sát do viện quản lý dự án hoa kỳ , gần 60% người trả lời vẫn chưa làm như vậy. Nhưng hầu hết những người không sử dụng cho biết họ có kế hoạch thử trong ba tháng tới.

Đối với những ai đang nghĩ đến việc thử nghiệm các công cụ AI cho biên bản cuộc họp, chúng tôi muốn thúc đẩy bạn thử nghiệm sớm hơn là muộn. Tôi không gọi đó là thay đổi cuộc sống, nhưng ít nhất nó cũng thúc đẩy sự nghiệp, nâng cao thương hiệu cá nhân và là trải nghiệm học tập tuyệt vời. Nếu bạn cảm thấy khó để thực hiện bước tiến tiếp theo trong cách bạn hoạt động, hãy để chúng tôi thúc đẩy bạn bằng cách xem xét nhiệm vụ từ các góc độ hoặc "nhu cầu" khác nhau.

Bạn cần một điểm vào AI dễ dàng

Có rất nhiều công cụ và phương pháp tiếp cận AI. Biết bắt đầu từ đâu có thể khó. Tháng trước, chúng tôi đã phát hành một bài báo về tư duy lãnh đạo mô tả cách bạn có thể tiếp cận AI nói chung. Định hình tương lai của quản lý dự án bằng AI cung cấp cho bạn góc nhìn toàn cảnh về vị trí của chúng ta và cách bạn có thể học hỏi và đóng vai trò trong phong trào này.

Hình bên dưới cho thấy cách các công cụ AI khác nhau giúp bạn giải quyết vấn đề phức tạp và lượng công việc bạn cần thực hiện so với máy móc. Lưu ý rằng biên bản cuộc họp (phía dưới bên trái) chủ yếu có thể được xử lý bởi máy móc chỉ với một chút kiểm tra chéo và dọn dẹp từ bạn. Sử dụng các công cụ AI cho biên bản cuộc họp là một cách đơn giản, dễ dàng để bắt đầu.

Bạn cần thêm thời gian

Sử dụng các công cụ AI này sẽ giúp bạn có không gian thở ngay lập tức. Như đã đề cập bên dưới, chúng sẽ giúp bạn tập trung vào việc làm tốt hơn, nhưng hiện tại, bạn chỉ cần hít thở. Trong hội thảo trên web của chúng tôi, Keisha Lewis đã đề cập rằng cứ mỗi giờ cô ấy dành cho một cuộc họp, cô ấy thường dành thêm một giờ để sắp xếp lại và dọn dẹp các ghi chú của mình. Đó là phương pháp cô ấy thường sử dụng, bao gồm các ghi chú thô, được đánh máy bằng tay trong suốt cuộc họp. Nếu bạn sử dụng tính năng phiên âm trong bất kỳ công cụ AI nào trong số này, bạn có khả năng tiết kiệm gần hai giờ cho mỗi giờ họp. Hãy nghĩ xem bạn tổ chức bao nhiêu cuộc họp trong một tuần. Bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu giờ?

Bạn cần nhiều hơn từ các cuộc họp của bạn

Tất cả chúng ta đều muốn thể hiện tốt và ngày càng tốt hơn theo thời gian. Như tôi đã đề cập trước đó, sử dụng bản ghi cuộc họp sẽ giúp bạn rảnh tay để tham gia cuộc họp. Điều đó có nghĩa là bạn có thể lãnh đạo, quản lý và tập trung vào cuộc trò chuyện. Bạn sẽ tạo thêm giá trị theo cách rất dễ thấy. Điều này tốt cho các dự án của bạn—và tốt cho sự nghiệp của bạn.

Nhưng những công cụ này có thể làm được nhiều hơn là chỉ cung cấp cho bạn những ghi chú sạch. Trong vòng vài phút (không có ý chơi chữ), chúng sẽ xác định các vấn đề và hành động, gán chúng cho những cá nhân cam kết thực hiện chúng trong cuộc trò chuyện. Chúng cũng có thể tạo ra các bản tóm tắt dễ hiểu và có thể dành riêng cho đối tượng.

Các công cụ AI tiên tiến hơn có thể:

• Dịch cuộc trò chuyện theo thời gian thực

• Xác định các vấn đề theo ngữ cảnh

• Xác định các vấn đề dai dẳng trong các cuộc họp

• Báo cáo về tình cảm

• Đo lường mức độ tương tác và nhiều hơn nữa

Bạn cần phải bắt đầu ngay bây giờ

Bạn có thể bắt đầu tạo ra phép thuật biên bản cuộc họp trong tuần này. Xem liệu bất kỳ công cụ nào bạn đang sử dụng tại nơi làm việc đã phát triển để bao gồm các chức năng liên quan đến ghi chú cuộc họp hay không. Ví dụ: Microsoft Co-Pilot ghi chú, tóm tắt chúng, xác định các vấn đề về hành động, v.v. Google Workspace, Slack và các công cụ khác có chức năng tương tự.

Làm việc với giao diện quen thuộc — được nhóm CNTT của bạn chấp thuận trước — giúp bạn có điểm vào dễ dàng mà không lo ngại về bảo mật. Các công cụ này thường hướng dẫn bạn từng bước trong quy trình.

Nếu bộ công cụ hiện có không phải là lựa chọn khả thi và bạn đang bắt đầu từ con số 0, có nhiều công cụ AI đa năng như ChatGPT, Bard, Claude 2 và Perplexity có cả phiên bản miễn phí và trả phí. Nếu bạn đang đi theo hướng này:

• Xác định cuộc họp có mức độ quan trọng thấp, nơi không có thông tin bí mật nào được tiết lộ.

• Sử dụng chức năng phiên âm trong nền tảng cộng tác hiện tại của bạn để ghi chú hoặc ghi chú như bình thường khi bạn sử dụng công cụ xử lý văn bản.

• Chỉ cần sao chép và dán bản ghi chép hoặc ghi chú thô của bạn vào GPT mục đích chung và yêu cầu nó tóm tắt các ghi chú đó cho bạn.

“Chỉ cần làm thôi” sẽ đưa bạn vào trải nghiệm và cho bạn thấy việc thử những lời nhắc và cách tiếp cận mới dễ dàng như thế nào. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ mơ về những cách khác mà AI tạo ra có thể giúp bạn và nhóm của bạn trở nên hiệu quả hơn. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ thấy mình trở thành một phần của phong trào — bạn sẽ định hình tương lai của quản lý dự án bằng AI.

Vì vậy, cho dù bạn đang chờ đợi điểm vào đúng vào AI, cần một chút không gian thở, hay chỉ muốn cải thiện hiệu suất cá nhân của mình, thì trình tạo biên bản cuộc họp AI là một món quà không ngừng trao tặng. Chúng sẽ giúp bạn biết những gì đã xảy ra trong từng bước, trong khi vẫn hiện diện trong khoảnh khắc — và thậm chí có thể là cả cuộc vui.