THIẾT LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN CÔNG VIỆC
THIẾT LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN CÔNG VIỆC - ĐƠN GIẢN
Bảng dưới đây cung cấp một bộ công cụ hữu ích giúp cá nhân và đội nhóm thiết lập thứ tự ưu tiên hiệu quả, từ đó quản lý thời gian và công việc tốt hơn. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng công cụ được đề cập:
I. Dành cho cá nhân:
1. Ma trận Eisenhower:
-Tác giả: Dwight D. Eisenhower
-Ý tưởng chính: Phân loại công việc dựa trên 2 tiêu chí: Quan trọng & Khẩn cấp
-Phân loại:
Quan trọng & Khẩn cấp: Làm ngay (DO IT NOW)
Quan trọng & Không khẩn cấp: Lên lịch (SCHEDULE IT)
Không quan trọng & Khẩn cấp: Giao phó (DELEGATE IT)
Không quan trọng & Không khẩn cấp: Loại bỏ (DELETE IT)
2. Phương pháp 3-3-3:
-Tác giả: Oliver Burkeman
-Ý tưởng chính: Lập kế hoạch cho ngày mới hiệu quả
-Cấu trúc:
03 tiếng tập trung cho dự án quan trọng
03 nhiệm vụ quan trọng khác (email, họp,...)
03 nhiệm vụ duy trì cuộc sống (cá nhân)
3. Time Blocking:
-Tác giả: Cal Newport & Nir Eyal
-Ý tưởng chính: Chia nhỏ thời gian thành các khối để tập trung tối ưu
-Cấu trúc:
Chia thời gian trong ngày thành các khối cố định
Mỗi khối dành riêng cho một loại nhiệm vụ cụ thể
Ví dụ: 9-12h làm việc tập trung, 12-1h nghỉ trưa,...
II. Dành cho đội nhóm:
1. Phương pháp ABCDE:
-Tác giả: Brian Tracy
-Ý tưởng chính: Ưu tiên công việc dựa trên hậu quả
-5 mức độ ưu tiên:
A: Hậu quả nghiêm trọng nếu không làm ngay
B: Hậu quả nhẹ hơn nếu không làm ngay
C: Không có hậu quả nếu không làm ngay
D: Giao phó cho người khác
E: Loại bỏ hoàn toàn
2. Phương pháp MoSCoW:
-Tác giả: Dai Clegg
-Ý tưởng chính: Phân loại nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng
-4 phân loại:
Must have (M): Bắt buộc phải có để thành công
Should have (S): Nên có, quan trọng nhưng không bắt buộc
Could have (C): Có thì tốt, không có cũng không sao
Won't have (W): Ngoài phạm vi, không cần thiết
3. Bảng Kanban:
-Tác giả: Taiichi Ohno
-Ý tưởng chính: Trực quan hóa tiến độ công việc của cả nhóm
-Cấu trúc: Chia bảng thành 3 cột: To Do (Cần làm) - Doing (Đang làm) - Done (Hoàn thành)
Lợi ích: Giúp theo dõi tiến độ, phân công công việc, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm
III. Dành cho nhà lãnh đạo:
1. Nguyên tắc 25/5 của Warren Buffet:
-Ý tưởng chính: Tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất
-Cách thực hiện:
Liệt kê 25 mục tiêu/dự án hàng đầu
Chọn ra 5 mục tiêu quan trọng nhất
Tập trung toàn lực cho 5 mục tiêu đó, bỏ qua những mục tiêu còn lại
2. Nguyên tắc Pareto (80/20):
-Ý tưởng chính: 20% nỗ lực tạo ra 80% kết quả
-Áp dụng: Xác định 20% nỗ lực quan trọng nhất để tối ưu hóa hiệu quả
3. Lý thuyết ràng buộc (Theory of Constraints):
-Tác giả: Eliyahu Goldratt
-Ý tưởng chính: Xác định & giải quyết điểm nghẽn để tối ưu hóa hệ thống
-Các bước:
Xác định ràng buộc
Tối ưu hóa ràng buộc
Đồng bộ hệ thống với ràng buộc
Nâng cao hiệu suất của ràng buộc
Tìm kiếm ràng buộc tiếp theo
Kết luận :
Bảng tổng hợp cung cấp bộ công cụ thiết lập thứ tự ưu tiên đa dạng, phù hợp với cả cá nhân, nhóm và nhà lãnh đạo. Việc lựa chọn công cụ nào phụ thuộc vào nhu cầu và đặc thù công việc. Bằng cách áp dụng linh hoạt các phương pháp này, bạn có thể quản lý thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu mong muốn một cách dễ dàng hơn.
#Productivity #TimeManagement #Goals #Business #Prioritization #GetThingsDone #Focus #Motivation #EisenhowerMatrix #ParetoPrinciple
